Dokumentų valdymas namuose: kokius metodus pasitelkti?

Kiekvieno namuose yra koks nors specialus stalčius ar segtuvas, kuriame laikomi visi per gyvenimą susikaupiantys dokumentai. Tai ne tik medicininiai išrašai, bet ir būsto nuomos, pirkimo, pardavimo dokumentai, darbo sutartys, vaikų medicininės pažymos ir viskas, ką atrodo baisu išmesti. Dokumentų valdymas namuose nėra pats lengviausias. Tačiau kokių priemonių imtis ir kaip viską sustyguoti? Pateikiame kelis patarimus.

Viskas turėtų būti vienoje vietoje

Labai svarbu, kad nei vienas saugomas dokumentas niekur nepasimestų, tad specialistai rekomenduoja įsidiegti sau kokią nors sistemą. Ne, šįkart nekalbame apie įmonių dokumentų valdymui naudojamas programines sistemas. Užteks, jei patys susisteminsite savo popierinius dokumentus ir įvesite šiokią tokią tvarką. Kai viskas laikoma vienoje vietoje, o ne per kelias skirtingas sekcijas, rasti reikšmingu momentu reikalingą dokumentą yra daug lengviau.

Dokumentų namuose visada buvo ir bus įvairių – nuo būsto įsigijimo sutarčių iki verslo liudijimų. O dokumentų valdymas namuose – tai šiek tiek daugiau nei archyvavimas. Dokumentai, reikalaujantys archyvavimo laikomi vien tik tam, kad būtų tarsi reikšmingas įrodymas. O štai, galiojančios sutartys turėtų būti visada pasiekiamos.

Nemažai žmonių šiandien mokesčius moka ir visas sutartis gauna elektroniniu paštu PDF formatu. Dėl šios priežasties kartais siūloma bandyti laikyti dokumentus kompiuterio atmintyje arba nešiojamoje laikmenoje, tačiau ką daryti, jei ji suges ir viskas dings? Tai didžiąją dalį žmonių kamuojanti baimė. Specialistai siūlo saugoti dokumentus internetinėse saugyklose, tačiau ir šis variantas daugeliui atrodo nepatikimas. Visgi, tinkamai pasirinkus apsaugos nustatymus dokumentų valdymas ir saugojimas bus daug paprastesnis.

Rūšiuokite

Ne, tai ne šiukšlių rūšiavimas. Rūšiuokite savo dokumentu, jei, visgi, norite saugoti juos popieriniu formatu. Rūšiuokite ir atrinkite juos pagal galiojimą, paskirtį, funkciją. Medicininius išrašus dėkite prie medicininių, automobilio dokumentus – prie automobilio dokumentų, atskirkite darbo ir būsto nuomos sutartis. Galite dėlioti juos į skirtingų spalvų segtuvus arba į vieną didesnį, atskiriant juos segtukais ar spalvingais skirtukais.

Namuose dokumentų tvarkymas yra lygiai toks pats reikšmingas kaip ir įmonėse. Ir visiškai nesvarbu, kad asmeninių dokumentų bus gerokai mažiau, tvarka, vienokia ar kitokia sistema ir tvarkymo strategija reikalinga ir įmonėse, ir namuose.