Kaip išsaugoti reikalingus dokumentus?

Tiek darbe, tiek namuose tam tikri dokumentai turi būti saugomi ir tinkamai laikomi. Tam padėti gali tam tikros biuro priemonės: įmautės, aplankalai, segtuvai ir kita. Taip kiekvienas dokumentas turės savo vietą ir bus apsaugotas nuo galimos žalos. Ypač popieriui nepalankios sąlygos: drėgmė, per didelis karštis – ugnis, graužikai ir panašiai.

Būdai, kaip vertėtų laikyti dokumentus:

• Laikyti aukštai nepasiekiamose. Tokiu atveju vaikai ir kiti asmenys negalės turėti kontakto su dokumentais. Tai apsaugos juos nuo drėgmės, nors vis dėlto tą erdvę vertėtų prižiūrėti ir valyti reguliariai. Kad dokumentai neapdulkėtų vertėtų rinktis tam tikrą jų laikymą, pavyzdžiui, segtuvą.

• Virtuvė ar miegamasis nėra ypač palanki erdvė, kuriose vertėtų lankyti dokumentus, kurie susiję su turtu ar asmeniniais ryšiais. Tokie dokumentai turi būti apsaugoti nuo viešumo ar sunaikinimo, todėl įmautės, aplankalai, segtuvai ir kiti panašios paskirties daiktai turi būti panaudoti.

Kas gresia sunaikinus ar praradus dokumentus?

Tam tikri dokumentai gali turėti ypač didelę įtaką. Netinkamos laikymo sąlygos gali brangiai kainuoti. Pirmiausia, tai gali būti turtinė žala ar prarastas turtas. Netgi gali pasireikšti teismu, o blogiausiu atveju kalėjimu.

Dokumentus vertėtų rūšiuoti pagal svarbą, o jei vieni turi išskirtinę reikšmę, juos laikyti seife. Taip būsite apsaugoti nuo bet kokios galimos žalos, nes seifas apsaugo ir nuo aplinkos efektų.

Dokumentų tvarkymosi taisyklės

Nusprendus susitvarkyti išmėtytus lapus vertėtų juos pirmiausia peržiūrėti ir perskaityti, kitokiu atveju, išmestas popierius gali būti su reikšme. Įmautės nepasižymi didele kaina, todėl jas perkant vertėtų apskaičiuoti, kad užtektų viskam. Surūšiavus popierių pagal rūšis galima rinktis dokumentų segtuvus ar archyvavimo dėžės, kurios apsaugos nuo popierių susimaišymo.

Kopija – patikimas pasirinkimas

Turint kopiją, vertėtų ją laikyti kitokioje erdvėje. Taip bus užtikrinta, kad jei dokumentas pasimestų ar jis būtų sunaikintas, jį rasti būtų galima. Todėl vertėtų pasirinkti tai ne savo namus ar ofisą. Dokumentas su tam tikra reikšme visąlaik turėtų būti saugomas ir vertinimas, kad prireikus jo, netektų nusivilti ar prarasti turtą ir panašiai.